Leitfaden / Industrielle KI
KI im Mittelstand: Vom ersten Prozess zum eigenen Betrieb
Der erste KI-Workflow sollte eine Aufgabe verbessern, deren Ergebnis jemand im Unternehmen verantwortet. Eine Angebotsvorbereitung, die regelmäßig auf technische Rückfragen wartet, ist dafür konkreter als das Vorhaben, "KI in den Vertrieb zu bringen".
Wählen Sie einen begrenzten Ablauf mit zugänglichen Daten und einem Prozessverantwortlichen. Erfassen Sie den heutigen Aufwand. Erst danach entscheiden Sie, welche Arbeit ein Modell übernehmen kann und was weiterhin Regeln oder Menschen erledigen.
Welche KI-Anwendungen eignen sich für den Mittelstand?
KI im Mittelstand umfasst unterschiedliche Aufgaben: Sprachmodelle können Dokumente aufbereiten, Bildmodelle sichtbare Fehler erkennen und Prognosemodelle Muster in Zeitreihen auswerten. Die Auswahl hängt von den verfügbaren Daten und der Entscheidung ab, die verbessert werden soll.
| Anwendung | Benötigte Grundlage | Erste Erfolgskontrolle |
|---|---|---|
| Generative KI für technische Anfragen | Anfrageunterlagen und fachlich geprüfte Beispielantworten | Vollständigkeit und Prüfzeit des Entwurfs |
| Wissenssuche im Service | Freigegebene, versionierte Handbücher | Richtige Quelle zur richtigen Anlagenvariante |
| Visuelle Qualitätsprüfung | Vergleichbare Bilder und bewertete Fehlerfälle | Übersehene Fehler und unnötige Ausschleusungen |
| Vorausschauende Wartung | Zeitlich zuordenbare Zustands-, Störungs- und Wartungsdaten | Nutzbare Vorwarnung im Vergleich zum bisherigen Verfahren |
| Absatz- oder Bedarfsprognose | Historische Mengen, Lieferzeiten und erklärbare Sondereffekte | Prognosefehler gegenüber einer einfachen Vergleichsmethode |
Für Texte und wechselnde Dokumentformate ist generative KI ein möglicher Ausgangspunkt. Für einen numerischen Forecast ist ein Sprachmodell nicht automatisch die passende Lösung. Eine feste Prüfregel kann wiederum ausreichen, wenn sich das Ergebnis eindeutig aus vorhandenen Feldern ableiten lässt.
Der Fertigungsleitfaden hilft bei der Auswahl eines industriellen Anwendungsfalls. Für die Suche in eigenen Dokumenten beschreibt der RAG-Leitfaden die Rolle von Quellen, Aktualität und Zugriffsrechten.
Wählen Sie einen Engpass, den Sie beobachten können
Für einen ersten Kandidaten sprechen wiederkehrende Fälle, ein erkennbarer Aufwand und ein prüfbares Ergebnis. Dagegen sprechen ein kaum verstandener Prozess, fehlende Datenrechte oder eine Entscheidung, deren Fehler sich nicht rechtzeitig erkennen lassen.
Begleiten Sie einige Fälle vom Eingang bis zum Abschluss. Notieren Sie, wo jemand Informationen sucht, Daten überträgt, eine Entscheidung vorbereitet oder auf eine Rückmeldung wartet. Erfassen Sie auch abgebrochene und ungewöhnliche Fälle. Ein Ablauf, der nur bei vollständigen Unterlagen funktioniert, deckt möglicherweise gerade die aufwendige Arbeit nicht ab.
| Beobachtung | Was Sie messen sollten | Mögliche erste Aufgabe |
|---|---|---|
| Wiederholte Suche in Handbüchern | Such- und Prüfzeit bis zur brauchbaren Antwort | Antwortentwurf mit Fundstellen |
| Unvollständige Kundenanfragen | Rückfragen und Zeit bis zur technischen Klärung | Fehlende Angaben erkennen |
| Manuelle Übertragung zwischen Systemen | Bearbeitungszeit und Korrekturen | Strukturierter Vorschlag vor dem Import |
Die passende Lösung kann auch eine bessere Schnittstelle oder eine feste Regel sein. Ein Sprachmodell lohnt sich dort, wo Sprache, wechselnde Formate oder uneinheitliche Informationen einen wesentlichen Teil der Aufgabe ausmachen.
Rechnen Sie den vollständigen Ablauf
Ein schneller Entwurf ist noch kein schnellerer Prozess. Prüfen müssen Sie weiterhin, ob der Inhalt stimmt und ob er in die Zielsysteme gelangt.
Ein bewusst vereinfachtes Rechenbeispiel: Bei 400 Fällen im Monat sinkt die gesamte menschliche Bearbeitungszeit hypothetisch von 25 auf 18 Minuten. Daraus ergeben sich rund 47 Stunden freigesetzte Kapazität. Das ist eine Annahme zur Planung, kein Welf-Projektergebnis. Sie gilt nur, wenn Prüfung und Korrekturen in den 18 Minuten enthalten sind.
Kapazität ist außerdem nicht automatisch eine geringere Auszahlung. Der Nutzen kann darin liegen, Rückstände abzubauen oder zusätzliche Anfragen ohne Neueinstellung zu bearbeiten. Die Geschäftsführung sollte benennen, welchen dieser Effekte sie erreichen will. Davon hängt ab, wie sie den Erfolg bewertet.
Prüfen Sie, was die freigesetzte Zeit wert ist
Ergänzen wir das Rechenbeispiel mit ausdrücklich angenommenen 60 Euro je interner Arbeitsstunde: 2.800 Minuten entsprechen rund 2.800 Euro rechnerischer Kapazität im Monat. Bei angenommenen zusätzlichen Betriebskosten von 1.200 Euro verbleiben 1.600 Euro vor Einführungskosten. Das ist noch kein Zahlungsüberschuss. Wenn sich die frei werdende Zeit nicht sinnvoll nutzen lässt, trägt diese Rechnung die Investition nicht.
Halten Sie deshalb neben dem Aufwand auch die geplante Verwendung der Kapazität fest. Ein vermiedener externer Auftrag oder eine zusätzlich bearbeitete Anfrage lässt sich anders bewerten als verstreute freie Minuten.
Bauen Sie einen vollständigen Arbeitsweg
Für das Beispiel der Angebotsvorbereitung könnte der Ablauf so aussehen:
Anfrage → Angaben und Quellen erfassen → fehlende Informationen markieren → Entwurf prüfen → freigegebene Daten ins ERP übernehmen
Jeder Übergang braucht einen Besitzer. Der Vertrieb entscheidet über die kaufmännische Freigabe, die IT über Zugänge und Betrieb. Das Modell erhält keinen pauschalen Auftrag, "den Vorgang abzuschließen".
Testen Sie die Anwendung mit repräsentativen Fällen und einer getrennten Auswahl, die während der Entwicklung nicht zum Nachbessern verwendet wurde. Halten Sie vorab fest, welche Fehler die Einführung verhindern. Dazu kann ein falscher Preis gehören, der ohne Freigabe versendet würde.
Kosten, Kompetenzen und Einführung gemeinsam planen
Die Projektkosten bestehen aus mehr als Modellaufrufen. Zum Budget gehören Datenaufbereitung, Schnittstellen, fachliche Tests, Einweisung und laufender Betrieb. Lassen Sie diese Positionen getrennt ausweisen. So wird sichtbar, ob der Aufwand in der einmaligen Erschließung einer Datenquelle oder bei jeder weiteren Anwendung entsteht.
Benennen Sie im Fachbereich jemanden, der Grenzfälle beurteilen kann. Die IT braucht einen Verantwortlichen für Zugänge und Betrieb; die Geschäftsführung entscheidet über Budget und den erwarteten Nutzen. Mitarbeiter sollten den neuen Ablauf an eigenen Beispielen ausprobieren und fehlerhafte Vorschläge einfach zurückmelden können.
Skalieren Sie erst, wenn der erste Arbeitsweg seine Annahmekriterien erfüllt. Für einen zweiten Bereich können andere Dokumentstände, Rollen oder Schnittstellen gelten. Übernehmen Sie deshalb die Testmethode und die betreibbaren Komponenten, prüfen Sie aber die fachlichen Regeln erneut.
Unterstützung für KMU in Deutschland
Für die erste Orientierung bieten die KI-Trainerinnen und -Trainer von Mittelstand-Digital kostenfreie, anbieterneutrale Unterstützung für KMU in Deutschland. Das kann helfen, Anwendungen und Qualifizierungsbedarf vor einer Investition einzugrenzen.
Unterscheiden Sie ein solches Unterstützungsangebot von einem Zuschuss für Ihr Entwicklungsprojekt. Ob eine Förderung infrage kommt, hängt vom konkreten Programm und seinen Bedingungen ab. Kalkulieren Sie das Vorhaben zunächst ohne eine unbestätigte Förderzusage.
Übergeben Sie den Betrieb, solange das Projektteam noch da ist
Zur Übergabe gehören Systemzugänge, Abhängigkeiten, Wiederherstellung und eine Anleitung für Fehlerfälle. Lassen Sie eine interne Person einen typischen Fehler anhand dieser Unterlagen bearbeiten. Dabei wird sichtbar, welche Informationen noch fehlen.
Das entspricht dem Grundgedanken eines laufenden Risikomanagements, wie es das NIST AI Risk Management Framework beschreibt. Eine einmalige Modellprüfung ersetzt die Verantwortung im Betrieb nicht.
Welf arbeitet mit Ihren Fachbereichen und Ihrer IT an diesem vollständigen Weg. Auf So arbeiten wir finden Sie unser Vorgehen. Bringen Sie zum ersten Gespräch eine Prozessbeschreibung und einen typischen Engpass mit; vertrauliche Unterlagen können zunächst bei Ihnen bleiben.